Elemente esentiale pentru un bun sistem de arhivare si organizare

Printre cele mai eficiente si mai usor de utilizat precum si printre cele mai comune sisteme de arhivare, se numara bibliorafturile si dosarele din carton. Acestea se gasesc in cadrul oricarei afaceri unde este vorba despre administratie si contabilitate, fie ca vorbim despre o firma care are propriile departamente in aceste domenii sau colaboreaza cu angajati independenti care au contracte cu mai multe firme.

Simple la prima vedere, aceste elemente trebuie insa alese cu ceva grija daca vrem sa obtinem cele mai bune rezultate. Arhivarea de documente consta nu doar in punerea deoparte intr-un spatiu destinat al acestora si si organizarea si aranjarea pe diverse criterii. Este de asemenea nevoie de acces rapid si facil la un anumit document astfel incat nimeni sa nu fie tinut in asteptare.

Dosarele din carton, de tip plic sau cu sina, exista de foarte mult timp si fiecare dintre noi a utilizat cel putin o data in viata unul. Sunt elemente pe care le putem utiliza si pe care le utilizam si acasa, pentru a pastra diverse documente importante, facturi si altele, de importanta majora poate sau de care am putea avea nevoie in viitor.

Astfel de dosare din carton devin necesare oarecum inca din anii de scoala ai unei persoane, cand  ne sunt cerute la scoala diverse documente pe care si noi le putem duce. Iar dosarul reprezinta cea mai buna varianta prin care sa pe pastram si sa le oferim intr-o maniera sigura si ordonata. Documente precum adeverinte medicale, ce contin date personale, diplome si asa mai departe, putem gasi orice in acestea. Iar prin printarile de pe fata lor, putem scrie informatiile necesare precum numele, data, semnatura, rolul dosarului si tot asa. Astfel, acolo unde este vorba despre ceva mai mult, precum mai multe dosare de care sa avem nevoie in mai multe locuri, le putem deosebi mult mai usor doar scriind pe acestea pentru ce sunt utile, fara sa le mai deschidem in repetate randuri.

Comparativ cu dosarele, bibliorafturile sunt de dimensiuni ceva mai mari, in ceea ce priveste grosimea, si au asadar capacitati mai mari. Putem asadar sa punem mai multe dosare intr-un biblioraft. Sau concomitent, mai multe documente, foi de hartie simple sau puse in folii de plastic, pentru extra protectie. Ca si dosarele, si bibliorafturile sunt prezente nu numai in orice afacere dar si in numeroase locuinte, unde le putem utilia in scopuri multiple, ca si pentru scoala, asa cum am mentionat mai sus dar si pentru job, unde putem pastra diverse documente necesare acolo sau daca lucram de acasa si o facem cu multe documente, asemeni unui contabil, care poate avea contracte cu mai multe firme dar care poate lucra de oriunde.

In magazinul Zenon avem la dispozitie numeroase modele de bibliorafturi, atat plastifiate cat si marmorate, ambele la fel de utile in anumite situatii, ce pot fi alese in functie de domeniul de activitate al unei firme sau de sarcinile pentru care poate fi util. De asemenea, datorita preturilor foarte accesibile, atat o firma cat si o persoana fizica poate achizitiona tot ceea ce are nevoie in materie de sisteme de arhivare si organizare la preturi foarte mici.

Bibliorafturile Zenon sunt realizate din materiale de calitate superioara, care le ofera o durata de viata mai indelungata, chiar si in utilizari repretate, unde sina, inelele de prindere sau colturile ar putea fi afectate si s-ar putea rupe sau desprinde. Cel mai simplu este sa utilizam pentru fiecare document in parte folii de plastic, care au deja perforatii si pot fi astfel puse direct in biblioraft. Iar cand am avea nevoie de un anumit document, pur si simplu il scoatem din folie, fara a scoate folia cu totul din biblioraft.

Prin prezenta unui buzunar de plastic prezent pe partea laterata a unui biblioraft putem introduce o foaie cu informatiile necesare despre continutul acestuia sau alte informatii necesare despre acesta astfel incat, atunci cand avem de-a face cu o arhiva mare, complexa, sa gasim cat mai rapid ceea ce avem nevoie. Firmele vechi dar si cele ce lucreaza in domenii precum contabilitatea, avocatura si oriunde sunt preluati in mod constant si continuu clienti, dispun de arhive considerabile, care trebuie sa fie cat mai bine organizate, multe dintre documentele vechi fiind poate necesare la un moment dat.

Formatele disponibile la Zenon pentru bibliorafturi sunt de dimensiuni A3, A4 dar si A5, astfel incat, acolo unde se lucreaza cu documente de diferite dimensiuni, se pot alege sisteme de arhivare potrivite pentru acestea. Ca si un dosar, si un biblioraft poate avea o anumita capacitate de coli am putea spune, ce pot fi arhivare in acesta, ca de exemplu 600. Asadar, ca si exemplul de mai sus, acolo unde exista multe documente de acelasi tip, este indicat sa fie ales un biblioraft cu o capacitate cat mai mare.

Gratie categoriilor bine structurate din magazin dar si a optiunilor de cautare, clientii pot gasi foarte usor direct produsele de care au nevoie. Astfel, pot fi gasite rapid toate sistemele de arhivare de care poate fi nevoie alaturi de detalii pentru fiecare in parte. Pe langa calitatea si preturile cat mai mici pe care le doreste orice client, intervin si preferintele. Daca le alegem pentru copii este cu atat mai important sa alegem ceva pe placul lor. Sau chiar si pentru un spatiu personal de lucru, acasa sau la munca, poate ca vrem ceva deosebit, care sa dea impresia de ordine si disciplina.